הכנה לפרזנטציה – יותר תוצאות בפחות זמן

אפרת גזית

 

מצגת מקצועית היא הזדמנות חשובה להשפיע, להרשים ולהוביל. בין אם בישיבה שוטפת, בשיחת מכירה, או בכנס – קיבלנו במה ועלינו לנצל אותה כראוי. אולם, הזדמנות זו מתפספסת רבות בשל העומס הרב בו חיים המציגים וחוסר הזמן להתכונן כיאות בעזרת שלושת הטיפים הבאים תוכלו לחסוך זמן יקר בהכנת המצגת שלכם, ואף להגביר את איכותה:

 

1. What’s your big idea – כדי שהמצגת תשפיע על הקהל כפי שאתם רוצים, היא צריכה להעביר מסר חד וברור. לפני שאתם אוספים תוכן ונתונים, ראשית הבינו מהו אותו המסר. מהי האמירה שלכם לקהל. הגדירו אותה ומרגע זה ואילך התמקדו רק בה. באופן זה תמנעו מבזבוז זמן ואנרגיה על תכנים שאינם רלוונטיים.

 

2. Agile vs. waterfall – דרישות השוק התובעניות הביאו הרבה חברות הייטק לפתח בשיטת האג׳ייל. ספרינטים קצרים המאפשרים בדיקות, התאמות ושינויים תוך כדי תנועה. במצבי עומס ולחץ, הכינו את המצגת שלכם באותה שיטה. במקום לאסוף את כל החומר, לבנות תסריט ושקפים, ורק בסוף בסוף לבדוק ולתרגל בקול רם, דברו את הפרזנטציה כבר בשלב התכנון מרגע בניית הפסקה הראשונה. אם כך תעשו, תקבלו תחושה ברורה ומדוייקת יותר לגבי התוצר, תדעו אם הדברים ברורים, קיים רצף לוגי, והאם אתם עומדים בזמנים. עשר דקות של תרגול בקול רם יקדמו אתכם הרבה יותר מעשר דקות של תכנון על הדף.

 

3. First the point, then the power point -הדבר הראשון שרוב המציגים עושים בהכנת המצגת שלהם, הוא בניית השקפים. הדבר מוביל לשקפים רבים מיותרים החוזרים על אותו רעיון. תכננו קודם את התסריט שלכם ורק אז שאלו את עצמכם מה הקהל צריך לראות באופן ויזואלי. כשתקפידו גם על כלל האצבע 6X6 ( עד שש שורות בשקף ועד שש מילים בשורה) תופתעו לגלות שמספר השקפים שלכם צונח משמעותית. זמן הכנתם יתכווץ בהתאם

 

הזמן שלנו יקר. אולם כך גם המחיר למצגת המחטיאה את מטרתה. עבודה נכונה תאפשר לכם להצליח גם כשהשעון מתקתק